Vughts college geeft correspondentie met BD over gemeentelijke organisatie vrij

Het Vughtse college van B&W heeft de correspondentie met het Brabants Dagblad over de ontwikkelingen in de Vughtse gemeentelijke organisatie vrijgegeven bij de stukken voor de raadsvergadering van 7 maart. In de vragen van het Brabants Dagblad wordt ook de rol van het college van B&W aan de orde gesteld. Om die reden vindt het college het gepast om de raadsleden op de hoogte te stellen van de beantwoording.

Voordat het college van B&W op de afzonderlijke vragen ingaat, wordt kort stilgestaan bij de aanleiding van de huidige organisatieontwikkeling. Het college schrijft daarover: ‘De gemeentelijke organisatie is namelijk daadwerkelijk in beweging en dat gaat – zoals vaak bij veranderingen – gepaard met vragen, zorgen en onrust. Verandering vraagt immers gewenning en – soms – het afscheid nemen van wat bekend en vertrouwd is. Allereerst: er is geen sprake van een organisatie met een angst- en afrekencultuur. Er is geen machtsnetwerk, waarin medewerkers zijn geschoffeerd en/of ontslagen. In Vught is niemand ontslagen. Ook in andere duidingen en verwijten herkennen we ons niet. Na de gemeenteraadsverkiezingen op 18 november 2020 sprak de nieuwe coalitie zich uit voor bestuurlijke vernieuwing, gericht op een betere dienstverlening. In het nieuwe bestuursakkoord is deze ambitie voor het eerst als een op zichzelf staand doel vastgelegd. Het bestuur wil een hervorming van de wijze waarop de gemeente bestuurd wordt, meer participatie, een andere werkwijze voor het college en een verbetering van de bestuurscultuur en communicatie. Dat alles gericht op een betere dienstverlening. Die gewenste efficiënte dienstverlening voor onze inwoners in een veranderende samenleving vraagt om een verdere professionalisering/ doorontwikkeling en een andere houding van de organisatie. Om die reden is in 2021 ‘organisatieontwikkeling’ expliciet als portefeuille benoemd en belegd bij een van de wethouders. Ook in de gesprekken over het nieuwe geactualiseerde bestuursakkoord en het addendum is de portefeuille ‘organisatieontwikkeling’ opnieuw nadrukkelijk besproken en belegd. De gemeentesecretaris kreeg de opdracht van het college om de gewenste organisatieontwikkeling vorm en inhoud te geven. De secretaris verwerkte zijn bevindingen in een visie voor de organisatie, getiteld: ‘Vught bouwt verder!’ Daarmee professionaliseren we onze organisatie, en ook het bestaande organisatiemodel, stemmen we, waar nodig, nog beter, effectiever en efficiënter af op de bestuurlijke doelen. De visie richt zich niet alleen op harde afspraken en aangepaste processen, maar ook op houding en gedrag in werkgewoonten, verantwoordelijkheden, eigenaarschap en collegialiteit. Dat een aantal medewerkers zich zorgen maakt, is bekend. Zowel het management als de secretaris en het college van B&W zijn graag bereid het gesprek hierover met iedereen te voeren. In de praktijk gebeurt dit ook. Snel en op elk niveau.’

Vragen
Na de toelichting op de organisatieontwikkeling geeft het college antwoorden op de door de journalist van het Brabants Dagblad gestelde vragen. Vanuit het BD wordt aangegeven dat er met verschillende ambtenaren is gesproken die zich ernstig zorgen maken over de werkcultuur in het Vughtse gemeentehuis. Er wordt door de medewerkers van de gemeente gesproken over een angst- en afrekencultuur, een machtsnetwerk, onrust en onvrede. “Ook zouden talloze beleidsmedewerkers en teamleiders zijn vertrokken? Uit eigen beweging, na te zijn gedemotiveerd en geschoffeerd, maar ook per ontslag? Of op non-actief gezet?”

Is bovenstaande juist?
Nee, zoals in de inleiding beschreven.

Hoeveel medewerkers hebben de organisatie de afgelopen twee jaar verlaten?
In 2018: 21, in 2019: 18, in 2020: 28, daarna herindeling met Helvoirt, in 2021: 28, in 2022 33 en in 2023: 36. Sinds de herindeling is de organisatie met +/- 25% gegroeid. Ditzelfde percentage is terug te zien in de uitstroomcijfers.

Zijn deze plekken weer opgevuld? Zo ja, door vaste mensen of door inhuur?
Beide. Waar de invulling van een vacature bij voorkeur een vaste medewerker verlangt, proberen we ook een vaste medewerker aan te stellen. Verder hebben we – net als elke andere gemeente in Nederland – te maken met de krapte op de arbeidsmarkt, die in deze tijd werving van vaste krachten bemoeilijkt.

Zijn bij u signalen van een angstcultuur/onrust binnen de organisatie bekend en gemeld? En zo ja, wat heeft deze onrust veroorzaakt? Hoeveel meldingen zijn er gedaan en wat is er gemeld?
Ja, er zijn signalen van onrust bij ons bekend. Vaak is dit een vertaling van zorg, kritiek en onzekerheid. Met de medewerkers die deze signalen uiten en dat wensen, voeren we open gesprekken. Hieruit blijkt dat er zorg en onduidelijkheid is, die soms ook leidt tot boosheid. Dit is inherent aan het proces van verandering waarbij wij erkennen dat communicatie en zichtbaarheid beter kunnen.

Herkent u zich in het demotiveren en schofferen van mensen?
Nee.

Wat gebeurt er met de meldingen?
Alle meldingen worden zeer serieus genomen. In alle geledingen van de organisatie gaan wij graag het gesprek aan over de signalen en meldingen, om deze te onderzoeken en uitleg te geven.

Hoe wordt de onrust aangepakt?
Door helder te communiceren en nog beter zichtbaar te zijn om onzekerheden en onduidelijkheid weg te nemen. En door op alle niveaus het gesprek te voeren en de organisatie actief mee te nemen in de stappen die we met elkaar zetten. Daarbij is nadrukkelijk gelegenheid voor input van medewerkers.

Hoe zit het met het ziekteverzuim? Wat was het ziekteverzuim in de jaren 2021, 2022 en 2023?
Het ziekteverzuim:
Vught:                      Landelijk:
2018: 5,87%            2018: 5,6%
2019: 4,15%            2019: 5,4%
2020: 4,30%            2020: 5,4%
2021: 3,77%            2021: 5,8%
2022: 4,94%            2022: 6,5%
2023: 4,66%            2023: nog niet bekend
Het Vughtse ziekteverzuim ligt al jaren lager dan het landelijk gemiddelde.

Is het juist dat de in 2022 aangetreden gemeentesecretaris gestart is met een reorganisatie? Waarom was dat nodig en wat houdt die reorganisatie in?
Er is niet gestart met een reorganisatie maar met een (door)ontwikkeling van onze organisatie, waarin we – analoog aan de eisen van de tijd – onze dienstverlening, digitalisering, procedures en besluitvormingsprocessen verder willen verbeteren. Daarmee geeft de organisatie invulling aan de ambities van het gemeentebestuur, vastgelegd in het bestuursakkoord.

Is de ondernemingsraad akkoord gegaan met deze reorganisatie? Zo nee, waarom niet?
Nee. Er is op dit moment geen sprake van een reorganisatie.

Is het juist dat een aantal ambtenaren ontslag is aangezegd? Om hoeveel fte gaat het dan? Waarom moeten ze vertrekken? Wat zijn de plannen?
Nee, niemand is ontslag aangezegd.

Is de vakbond op de hoogte van wat er in Vught speelt?
Ja, de vakbond is op de hoogte. In Vught is er een convenant gesloten tussen de OR en de bonden. Hierin is vastgelegd dat het overleg over alle aangelegenheden die de vakbonden aangaan door de OR met de organisatie wordt gevoerd.

En de VNG?
Nee. Dit is ook niet van toepassing.

Wat betekent de onrust volgens u voor de lopende projecten?
De onrust betekent niets voor de lopende projecten.

Wat betaalt Vught gemiddeld per uur voor inhuurkrachten?
De gemeente Vught betaalt – net als andere organisaties – marktconforme tarieven voor inhuurkrachten.

Wij krijgen van mensen te horen dat de burgemeester en wethouders alle noodsignalen wegwuiven …. klopt dat?
Nee. Wekelijks spreekt het college over de organisatieontwikkeling, het functioneren van de organisatie en de samenwerking. Aan signalen die het college bereiken, wordt direct gevolg en invulling gegeven.

De nieuwe gemeentesecretaris heeft bij zijn aanstelling een rol gekregen bij de ontwikkeling van een nieuwe bestuursstijl en bestuurscultuur met meer aandacht voor burgerparticipatie en transparantie. Wat merken uw inwoners daar bijna een jaar en vijf maanden later van?
De organisatieontwikkeling is vooral bedoeld om deze ambities te kunnen realiseren waarbij de organisatie slechts de voorwaarden en infrastructuur creëert (faciliteert) en de politiek voor de invulling zorgt. Concrete voorbeelden zijn de participatiewebsite (wijinvught.nl) en een nieuwe communicatievisie die het college vorig jaar heeft vastgesteld. Daarnaast zetten we stappen op het gebied van digitalisering om onze service te verbeteren maar ook om besluitvormingsprocessen en procedures sneller en beter te ontsluiten voor onze inwoners.

Hebben medewerkers gedreigd het werk neer te leggen?
Nee.

Klopt het dat de gemeentesecretaris het eerste jaar slechts 1 of 2 dagen in de week in het gemeentekantoor aanwezig was? Zo ja, had dit een specifieke reden en maakt dat het inwerken niet lastig?
Nee.

Klopt het dat de burgemeester heeft aangegeven niet voor een volgende ambtstermijn te gaan en dus een vertrek volgend jaar?
Nee.

Wij begrijpen dat het een en ander niet prettig is voor uw organisatie, maar zou in het kader van transparantie van het openbaar bestuur graag zo concreet mogelijke antwoorden willen ontvangen op alle gestelde vragen.
We ervaren het beantwoorden van vragen zeker niet als onprettig en we zijn te allen tijde bereid op een transparante wijze te reageren.

Aanvullende vragen
Later zijn er door het BD nog aanvullende vragen gesteld, waarop het college weer heeft geantwoord.

Wij zouden nog graag willen weten hoeveel mensen er op dit moment werkzaam zijn in het Vughtse gemeentehuis?
Op dit moment zijn er 307 mensen werkzaam in Vught.

Hoeveel daarvan hebben een vast dienstverband? En hoeveel werken er op basis van inhuur?
266 medewerkers hebben een vast dienstverband, 41 medewerkers hebben een tijdelijke overeenkomst.

Is het percentage inhuur hoger dan andere jaren? En is daarmee rekening gehouden in de begroting? Om welk bedrag gaat het dan?
Jaarlijks leggen wij in begroting en jaarrekening transparant verantwoording af over deze bedragen: 2021: 26,12% 2.039.173 euro, 2022: 22,83% 1.804.929 euro en 2023: 20,67% 2.156.718 euro. Belangrijk is hierbij in ogenschouw te nemen dat door de krapte op de arbeidsmarkt alle overheden met de noodzaak tot inhuur te maken hebben.
Desondanks is het percentage inhuur in 2023 juist lager dan in voorgaande jaren.

Is het juist dat ambtenaren (namen zwart gelakt) weg zijn en op non-actief zijn gezet omdat de samenwerking, met de in de top van de organisatie als enige overgebleven gemeentesecretaris, ‘stroef’ verloopt?
Vragen die te herleiden zijn naar personen kunnen, mogen en willen wij niet beantwoorden. Van een ‘stroeve’ samenwerking tussen de gemeentesecretaris, het managementteam (11 personen) en de organisatie is geen sprake.

Wie vullen deze lege plekken nu in? Directie en management? Wij nemen aan dat een eenhoofdige directie niet wenselijk is?
Vanuit het managementteam zijn de plekken ingevuld en worden taken overgenomen, waarbij het uitgangspunt is dat wij blijven werken met een tweehoofdige directie.

Als zowat de hele leiding weg is, hoe kan een gemeente dan nog blijven draaien. Het lijkt ons heel logisch dat dat zorgt voor vertraging in de besluitvorming. Dat zou in ieder ander bedrijf ook zo zijn. Graag een verklaring?
Wij herkennen ons niet in de opmerking dat zowat de hele leiding weg is. Zoals aangegeven zijn de plekken ingevuld en worden taken overgenomen. De bedrijfsprocessen en -procedures vinden doorgang en er is geen sprake van vertraging in de besluitvorming.

Kunnen jullie duiden waarom er GEEN sprake is van een reorganisatie? Wij hebben namelijk begrepen dat er wordt gestreefd naar een ‘verplatting’ van de organisatie. Naar ‘Waalwijks’ model. En dat voldoet precies aan de definitie van een reorganisatie, toch? Een doelbewuste verandering/inrichting van een organisatie, zoals het samenvoegen of juist opsplitsen van afdelingen.
Waar nodig passen we het organisatiemodel aan. Die mogelijke aanpassing is een middel om tot het doel – de verbetering van de dienstverlening – te komen. Hierover wordt gesproken met college en managementteam en hierover wordt transparant met de organisatie gecommuniceerd. Teams en medewerkers worden nauw bij het proces betrokken en hebben allemaal gelegenheid om vragen te stellen, input te geven en eventuele zorgen te delen. Dit gebeurt ook. Kortom: we houden het organisatiemodel tegen het licht en zijn daarover in gesprek met alle betrokkenen.

Kijk ook bij

Vughterstede verwelkomt Buurtverbinders

Samen bouwen aan een levendige gemeenschap Wat zijn ze toch allemaal aan het doen bij …